一、工作职责
办公管理方面:
负责驻沙特机构办公场所的日常运营管理,包括办公设施的配备、维护与更新,确保员工拥有良好、舒适且功能完备的办公环境。例如及时安排桌椅、电脑等办公设备的维修或更换,保障工作能正常开展。
对办公区域的安全保障工作进行统筹协调,制定并落实安全制度,像安排安保人员值班巡逻、安装并维护监控设备等,确保办公场所人员和财产安全。
人员管理协调:
参与当地员工的招聘、入职、培训及离职等流程管理。在招聘时,依据岗位需求筛选合适的沙特人才以及来自其他国家的外籍人才;入职后组织必要的岗位技能培训和企业文化培训等;离职时做好交接等相关事宜的安排。
协调处理员工之间、部门之间的关系和工作衔接问题,促进内部沟通顺畅、工作高效协作。比如组织定期的团队建设活动,化解部门间可能存在的矛盾和误解。
对外事务对接:
作为机构与沙特当地政府部门、合作伙伴以及相关机构的联络人,负责对外沟通协调事宜。例如与当地工商部门对接办理企业注册、年检等手续;与合作方就项
目推进过程中的行政事务进行沟通协商等。
协助组织、安排接待来访的沙特本地及国际合作伙伴、重要宾客等,从行程安排、会议组织到餐饮住宿等方面做好细致周到的服务,展现良好的机构形象。
制度执行与文档管理:
在沙特当地严格执行公司总部制定的各项行政管理制度,同时结合当地实际情况,对制度进行合理优化完善,确保制度符合当地法律法规以及文化习俗等要求。
负责各类行政文件、档案资料的收集、整理、归档与保管工作,确保文件资料的完整性、准确性和保密性,方便随时查阅调用,比如重要商务合同、会议纪要等文件的妥善管理。
二、能力与素质要求
语言与跨文化沟通能力:熟练掌握阿拉伯语以及英语(沙特在国际交流中常用英语作为沟通语言之一),能够准确、流畅地与当地人员及不同国籍的合作伙伴进行沟通交流。并且要深入了解沙特阿拉伯的文化、宗教习俗、商务礼仪等,避免因文化差异而出现沟通障碍或不适当的行为,确保对外交往顺利。
组织协调与管理能力:具备出色的组织策划能力,能高效地安排各类办公、接待以及团队建设等活动;同时善于协调各方关系,解决工作中出现的人员、部门间的矛盾和问题,推动整体工作有序开展。
法规与政策熟悉度:熟悉沙特阿拉伯当地的劳动法律法规、工商注册规定、税务政策等相关政策法规,确保机构的运营管理在法律框架内合规进行,规避法律风险。
应急处理能力:面对当地可能出现的突发事件,如自然灾害、社会不稳定因素等情况,要有较强的应急处理能力,能迅速制定应对方案,保障员工生命安全和机构正常运转。
三、职业发展前景
综合管理晋升路径:随着经验的不断积累以及对当地市场和业务的深入了解,行政经理有可能晋升为驻沙特机构的综合管理负责人,全面负责包括行政、财务、业务拓展等多方面的运营管理工作,拓宽职业发展空间。
专业领域深化拓展:也可以凭借对沙特当地行政事务管理的专业经验,转型进入与中沙合作相关的咨询服务领域,为其他企业进入沙特市场提供行政事务、政策法规等方面的专业咨询建议,成为行业内的专家型人才。