1.负责制定详细的接待计划,根据来宾的身份、人数、目的和时间等因素,合理安排行程,包括会议、参观、考察、用餐、住宿和交通等方面。
2.提前协调并预订好合适的酒店、会议室、车辆等资源,保障接待工作的顺利开展。
3.与来访宾客或其随行人员进行前期沟通,了解需求和特殊要求,及时给予反馈和答复。
4.与本单位内部的其他部门(如安保、后勤、宣传等)协作,明确各部门在接待工作中的职责,确保信息共享和工作衔接顺畅。
5.熟悉和遵循各类礼仪规范,包括政务礼仪、商务礼仪等,在接待过程中展现出礼貌、热情、得体的形象。
6.负责迎送宾客,引导参观访问,在活动中介绍本单位、本地的基本情况、工作成果等相关信息。
7.对接餐饮服务,根据宾客的口味和饮食要求安排膳食,同时考虑饮食安全和质量。
8.保障接待车辆的安全和准时,安排好司机,对车辆进行必要的清洁和维护。
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