一、来访接待与指引
1、负责公司来访客户、合作伙伴及其他访客的接待工作,以热情、专业的态度迎接每一位到访人员,第一时间为其提供必要的帮助和指引。
2、询问来访目的,及时通知相关人员进行对接,并安排访客在合适区域等候,确保接待流程的顺畅与高效。
二、电话接听与转接
1、接听公司总机电话,礼貌问候并准确记录来电信息,根据来电需求进行恰当转接或提供相关咨询解答。
2、对于重要电话或紧急事务,及时传达给相关负责人,保证信息传递的及时性与准确性。
三、邮件及快递收发
1、负责公司邮件、快递的收发与登记工作,确保邮件包裹的安全与准确流转。
2、及时通知收件人领取邮件,并协助处理邮件退回、异常等问题。
四、办公环境维护
1、维护前台区域及周边办公环境的整洁与有序,定期整理桌面物品、文件资料等。、
2、协调保洁人员对办公区域进行日常清洁,监督办公设施设备的正常运行,发现问题及时报修。
五、办公用品管理
1、负责办公用品的库存管理,定期盘点办公用品数量,根据需求进行采购申请。
2、办理办公用品的领用手续,确保办公用品的合理使用与节约。
六、文件资料整理
1、负责公司各类文件资料的归档、分类与整理工作,建立完善的文件管理系统,方便文件的查找与调阅。
2、定期对文件进行清理与销毁,确保文件管理的合规性与安全性。
3、协助商务部门收集、整理招投标所需的各类文件资料。对整理好的招投标文件进行仔细核对,避免出现错漏,在规定时间内完成文件的提交工作。及时反馈文件整理过程中的问题与需求。
职位任职要求
1、本科及以上学历,有相关工作经验优先
2、办公设备及办公软件熟练使用
4、具有工作主动性,学历能力认真、严谨,良好的组织协调能力、沟通能力。
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