一、岗位职责清单

（1）秘书工作

​1.日程管理

统筹领导每日行程，安排会议、差旅、商务接待等优先级事务，及时提醒并处理冲突。

制作上级日程简报（含会议背景资料、行程路线图等）。

​2.会议与文书支持

筹备重要会议材料（PPT、报表等），撰写会议纪要并跟踪决议执行进度。

起草上级交办的公文、信函及汇报文件，确保格式规范、内容准确。

​3.信息保密与协调

严守工作机密，过滤无关来电及访客，对接核心部门（如董事会办公室）。

协调上级与内外部资源的沟通，充当“信息枢纽”角色。

（2）行政综合管理

​1.日常事务统筹

管理办公环境（会议室预定、设备维护、绿植养护等），监督行政采购流程。

制定行政标准化流程（如接待SOP、档案管理规则），优化效率。

​2.资产管理

登记、盘点公司固定资产（如礼品库、办公设备），跟踪维护及报废流程。

管控差旅费用报销，审核票据合规性。

​3.活动与应急响应

组织内部活动（年会、培训）及外部商务活动（行业论坛、政府接待）。

处理突发事件（如临时接待、紧急文件处理），快速响应并协同解决。

（3）商务接待与应酬

​1.高端商务接待

负责政府领导、合作伙伴的高规格接待，全程陪同并展现企业专业形象。

根据来宾背景定制接待方案（如文化偏好、餐饮禁忌）。

​2.餐桌应酬支持

参与商务宴请，协助活跃氛围，适度饮酒并把控交谈尺度。

掌握酒桌礼仪（如敬酒顺序、话题引导），维护企业利益与上级形象。

​3.资源关系维护

建立重点客户/合作伙伴的接待档案，定期发送节日问候或企业动态。

收集宴请后的合作反馈，向上级汇报潜在业务机会。

（4）其他职责

协助企业文化建设（如员工关怀、文化墙更新）。

完成上级及行政总监交办的临时紧急任务。

二、任职资格建议

​（1）硬性条件

​教育背景：本科及以上学历，行政管理、文秘、商务礼仪或建筑相关专业优先。

​工作经验：3年以上大型企业行政前台或上级秘书经验，上市公司、建筑/央企背景者加分。

​技能要求：精通Office（PPT设计、Excel数据分析）、OA系统及会议设备操作。普通话标准，英语可作为工作语言（涉外项目企业必备）。